Check-in & check-out

Il check-in digitale tramite il portale ospiti alleggerisce sensibilmente la Sua reception: invece di trascorrere dieci minuti per famiglia al banco il giorno dell’arrivo, l’ospite inserisce i dati da casa o in viaggio. Il check-in in loco si riduce a verifica e consegna delle chiavi.

Pre-immissione

Dopo la prenotazione, l’ospite riceve un’e-mail di conferma con un link personale al portale. Un clic apre il portale nella lingua del browser. Si inseriscono:

• Dati personali per ogni persona della prenotazione (nome, cognome, data di nascita, indirizzo)
• Dati documento per gli ospiti stranieri (numero passaporto / ID, nazionalità)
• Targa (per la sbarra e il controllo accessi)
• Orario di arrivo previsto (per la pianificazione della reception)
• Richieste speciali (lettino, cane, allergie)

Opzionalmente l’ospite può caricare una foto del documento — accelera la verifica, conforme alla protezione dei dati (vedi nLPD).

Promemoria

CampOne invia automaticamente un promemoria 7 giorni e 24 ore prima dell’arrivo se la pre-immissione non è completa. Il promemoria contiene il link diretto al portale — l’ospite non deve memorizzare credenziali.

Quando vengono inviati i promemoria si configura in Impostazioni → Portale → Sequenza e-mail. Le e-mail singole si possono disattivare o riscrivere.

Accesso QR code

Una volta completata la pre-immissione, il portale mostra un QR code personale. Serve a due cose:

1. Check-in espresso in reception : la tablet scansiona il QR, tutti i dati appaiono e dopo una breve verifica le chiavi vengono consegnate.
2. Accesso diretto alla sbarra (opzionale, con sistema compatibile) : l’ospite scansiona il QR all’ingresso — non serve necessariamente personale, utile la notte o nei weekend.

Il QR code è valido dall’arrivo alla partenza ed è disponibile per ogni persona della prenotazione — le famiglie con due auto hanno un codice per auto.

Check-in in reception

Se un ospite arriva senza pre-check-in, lo guida sulla tablet. Con un lettore documenti, l’inserimento richiede circa 30 secondi a persona. Alla fine, l’ospite riceve il QR code via e-mail o stampato.

Durante il check-in, la tablet mostra al collaboratore:

• la piazzola con un estratto della planimetria
• le prestazioni aggiuntive scelte
• il saldo aperto (acconto, saldo)
• le richieste speciali
• lo stato dei dati documento (completo, parziale, mancante)

Il team vede a colpo d’occhio cosa resta da fare.

Svolgimento del check-out

Il giorno della partenza il portale passa in modalità check-out:

1. Anteprima della fattura finale : piazzola, prestazioni, tassa di soggiorno, elettricità (se contatore), eventuali ordinazioni ristorante
2. Approvazione dell’ospite (conferma che i consumi sono corretti)
3. Pagamento (TWINT, carta di credito, bonifico) — se ancora aperto
4. Ricevuta PDF (via e-mail o download)
5. Riconsegna chiavi e liberazione piazzola

Se usa un sistema di accesso QR, il codice viene disattivato al check-out — impedisce un rientro involontario dopo la partenza.

Express check-out

Per i fedeli e le prenotazioni semplici, offra l’express check-out : l’ospite approva la fattura nel portale, paga con TWINT, scarica la ricevuta e parte senza ripassare in reception. Tante attese risparmiate in alta stagione.

Arrivo tardivo e partenza mattutina

Se un ospite prevede di arrivare fuori dagli orari di reception, lo segnala nel portale. Lei vede l’informazione nel calendario e prepara una cassetta delle chiavi o un’altra soluzione. Lo stesso vale per le partenze molto presto.

Consigli

• Tracciare il tasso di pre-immissione. Il reporting mostra per periodo la quota di prenotazioni pre-completate. Obiettivo: > 70 %.
• Comunicare orari di arrivo chiari. Una riga « al più presto / al più tardi » nell’e-mail di conferma evita la maggior parte delle code.
• Testare la sbarra QR. Se ha un sistema di sbarra, lo testi settimanalmente con un codice di prova per verificare l’integrazione.