Registrazione ospiti

Ogni gestore di campeggio in Svizzera è obbligato per legge a registrare gli ospiti pernottanti e a mettere i dati a disposizione delle autorità su richiesta. La base legale è la legge cantonale di polizia (obbligo di annuncio); per gli ospiti stranieri si aggiunge l’art. 16 LStrI. CampOne svolge questa registrazione in modo digitale — tramite il portale ospiti, l’app di reception, o entrambi.

Campi obbligatori

Per ogni ospite inserisce almeno:

• Nome e cognome
• Data di nascita (rilevante per tassa di soggiorno e fasce d’età)
• Sesso (richiesto in alcuni cantoni per HESTA)
• Indirizzo di domicilio (via, NPA, località, paese)
• Motivo del soggiorno (turismo, affari, altro)

Per gli ospiti stranieri, in aggiunta:

• Nazionalità
• Tipo di documento (passaporto, ID, permesso di soggiorno)
• Numero documento

Alcuni cantoni richiedono anche l’itinerario (tappa precedente e successiva). CampOne mostra i campi pertinenti in base al cantone configurato.

Inserimento via portale ospiti

Dopo la prenotazione, l’ospite riceve un link personale al portale. Lì può:

• inserire i dati per sé e gli accompagnatori
• caricare una foto del documento (fotocamera dello smartphone, opzionale)
• confermare i dettagli del soggiorno

Il portale è multilingue (DE, FR, IT, EN) e ottimizzato per mobile. Le immissioni arrivano subito in CampOne. All’arrivo dell’ospite, i dati sono già completi — la reception verifica e abilita.

Inserimento in reception

Se un ospite arriva senza pre-check-in, inserisce i dati direttamente sulla tablet. Con un lettore documenti o scanner passaporto, l’inserimento richiede 5 secondi — la zona a lettura ottica (MRZ) viene letta, tutti i campi obbligatori sono compilati.

L’inserimento manuale resta possibile; un campo di ricerca trova gli ospiti noti in pochi secondi per nome o data di nascita.

Accompagnatori

Può registrare un numero qualunque di accompagnatori per prenotazione. Per le famiglie, i bambini sono spesso registrati solo con nome e data di nascita, sufficiente nella maggior parte dei cantoni. Gli accompagnatori maggiorenni richiedono i dati completi — anche se non hanno prenotato di persona.

Una funzione « Copia famiglia » riporta indirizzo e paese dal contatto principale a tutti gli accompagnatori con stesso indirizzo. Risparmio di digitazione.

Protezione dei dati

I dati sono memorizzati su server svizzeri (Swiss Hosted) e accessibili solo alle persone autorizzate del Suo tenant. In caso di richiesta delle autorità, esporta i dati pertinenti in PDF con timbro di audit.

Durate di conservazione:

• Standard: 10 anni (regole cantonali)
• Scansioni di documenti: 12 mesi, poi cancellazione automatica
• Dati di contatto a fini marketing: solo con consenso esplicito

Dettagli nella pagina nLPD.

Collegamento con HESTA

I dati registrati alimentano direttamente la notifica HESTA. La statistica conta:

• pernottamenti per paese di origine
• arrivi per paese
• ripartizione adulti / bambini (in alcuni cantoni)

Inserisce i dati una sola volta ; notifica HESTA, conteggio tassa e audit trail condividono lo stesso set.

Convalida e correzione

Prima di confermare una prenotazione al check-in, CampOne mostra un riepilogo di tutte le persone registrate. Le correzioni sono semplici a questo stadio. Dopo il check-in i dati passano a sola lettura — modifiche restano possibili, ma lasciano traccia nell’audit trail.

Consigli

• Comunicare attivamente la pre-immissione. Una breve riga nell’e-mail di conferma (« Prepari il check-in qui in pochi minuti … ») fa salire il tasso di pre-compilazione oltre il 70 %.
• Acquisire uno scanner di documenti. Uno scanner USB costa una volta circa 200 CHF e accelera ogni check-in manuale.
• Curare i valori predefiniti. Se la maggior parte degli ospiti è svizzera, imposti « CH » come paese di default — un clic risparmiato a ogni inserimento.