Kasse — Tagesabschluss

Der Kassenabschluss ist das Tagesendritual an der Kasse: Bargeld zählen, mit dem vergleichen, was die Kasse ausweist, eine etwaige Differenz begründen und den Abschluss speichern. Die Seite erzeugt zudem einen Z-Bericht — eine druckbare Zusammenfassung der Tageseinnahmen — den Ihre Buchhaltung und die Schweizer Steuerbehörde im Rahmen Ihres Audit-Pfads erwarten. Sie verwenden diese Seite einmal pro Tag, wenn Sie an der Kasse Bargeld einnehmen, und optional einmal pro Woche als Wochenabschluss zur Abstimmung über einen längeren Zeitraum.

Diese Seite ist Compliance-relevant. Vergangene Abschlüsse können nach dem Speichern nicht mehr bearbeitet werden, die erzeugten Zahlen fliessen in Ihre Mehrwertsteuer- und Buchhaltungsdaten, und der Z-Bericht ist das Dokument, das eine Auditorin oder ein Auditor verlangt. Behandeln Sie sie sorgfältig.

So finden Sie sie

Klicken Sie in der Seitenleiste unter Kasse auf Kassenabschluss. Die Seite ist nur verfügbar, wenn Ihr Tenant das Kassen-Modul aktiviert hat. Speichern und Drucken von Abschlüssen benötigt Tenant-Admin-Rechte — Mitarbeitende können einsehen, aber nicht erstellen.

Was auf der Seite ist

Modus-Auswahl

Ein Schalter oben auf der Seite wählt den Zeitraum, den der Abschluss abdeckt:

• Tagesabschluss — schliesst einen einzelnen Geschäftstag ab. Die erwartete Summe wird aus jeder Kassentransaktion mit diesem Datum berechnet.
• Wochenabschluss — schliesst eine Kalenderwoche ab. Die erwartete Summe ist die Summe über die Woche.

Tagesabschluss ist die Standardwahl und das, was die Auditorin oder der Auditor pro Tag erwartet. Der Wochenabschluss ist eine Aufrollung und ersetzt den Tagesabschluss nicht.

Datums- oder Zeitraum-Auswahl

Wählen Sie den Tag (für Tagesabschluss) oder die Woche (für Wochenabschluss), die Sie abschliessen. Die erwartete Summe und der Anfangsbestand des Vortages werden für diesen Zeitraum aus CampOne geladen.

Anfangsbestand

Der erste Formularabschnitt.

• Anfangsbestand (CHF) — was zu Beginn des Zeitraums in der Kassenlade lag. CampOne befüllt das Feld mit dem Endbestand des vorherigen Abschlusses vor, sodass Sie bei einem sauberen Lauf nur den Wert bestätigen müssen.

Erwartete Summe

Eine schreibgeschützte Zahl, die die Summe jeder Kassentransaktion zeigt, die für den Zeitraum die Kassenlade hätte treffen sollen. Das ist, was die Kasse als Inhalt der Lade zum Abschlusszeitpunkt ausweist, neben dem Anfangsbestand. Die Zahl stammt direkt aus Transaktionen und aktualisiert sich, wenn Sie während des Abschlusses eine Transaktion erstatten.

Notenaufschlüsselung

Eine Zeile pro Schweizer Banknoten-Stückelung — CHF 200, 100, 50, 20 und 10 — mit:

• Einem Anzahl-Feld (wie viele Noten dieser Stückelung in der Lade liegen).
• Einem berechneten Betrag (Anzahl × Notenwert), der sich beim Tippen aktualisiert.
• Einer Zwischensumme unten, die die Noten aufaddiert.

Münzaufschlüsselung

Eine Zeile pro Schweizer Münzstückelung — CHF 5, 2, 1, 0.50, 0.20, 0.10 und 0.05 — mit demselben Muster aus Anzahl, berechnetem Betrag und Zwischensumme wie bei den Noten.

Gezähltes Total

Die Summe aus Notenzwischensumme und Münzzwischensumme — das, was tatsächlich in der Lade liegt.

Differenz

Die Differenz zwischen Gezähltes Total und Erwartete Summe. CampOne markiert die Zahl in Rot, wenn die Differenz die für Ihren Tenant konfigurierte Toleranz überschreitet (eine kleine Differenz von wenigen Franken ist normal; eine grosse nicht).

Notizen-Textfeld

Ein Freitextfeld für die Begründung einer Differenz — zum Beispiel “CHF 5 zu wenig, hinter der Kasse gefunden”, “Trinkgeldglas versehentlich mitgezählt”, “Abrundung bei einem Trinkgeld in Fremdwährung”. Füllen Sie das immer aus, wenn die Differenz nicht null ist. Auditoren und Buchhaltung verlassen sich auf dieses Feld, um vergangene Abschlüsse einzuordnen.

Speichern und drucken

• Abschluss speichern — schreibt den Abschluss. Nach dem Speichern ist die Zeile unveränderlich: Sie können einen vergangenen Abschluss nicht bearbeiten, auch nicht als Admin. Wenn Sie einen falschen Abschluss gespeichert haben, kontaktieren Sie den CampOne-Support — Korrekturen erfolgen über einen Audit-Eintrag, nicht durch Überschreiben.
• Z-Bericht drucken — erzeugt ein PDF des Abschlusses im Schweizer Belegstil, das Sie ausdrucken und ablegen können. Der Z-Bericht enthält Datum, Anfangsbestand, erwartete Summe, jede Stückelungszählung, gezähltes Total, Differenz und etwaige Notizen.

Häufige Arbeitsabläufe

Die Kasse am Tagesende abschliessen

1. Wählen Sie den Modus Tagesabschluss und bestätigen Sie das heutige Datum.
2. Bestätigen Sie, dass der Anfangsbestand mit dem Stand der Lade am Morgen übereinstimmt.
3. Zählen Sie die Kassenlade vor sich.
4. Tippen Sie jede Stückelung in das entsprechende Feld. Zwischensummen und gezähltes Total aktualisieren sich beim Tippen.
5. Lesen Sie die Differenz. Bei null brauchen Sie keine Notizen.
6. Bei Differenz schreiben Sie einen kurzen Grund in das Feld Notizen — ein Satz reicht.
7. Klicken Sie auf Abschluss speichern. CampOne schreibt den Abschluss und aktualisiert das Kassenbuch.
8. Klicken Sie auf Z-Bericht drucken und legen Sie die gedruckte Seite zu Ihren Tagesunterlagen.

Die Woche abschliessen (Wochenabschluss)

1. Wählen Sie den Modus Wochenabschluss und die abzuschliessende Kalenderwoche.
2. Bestätigen Sie den Anfangsbestand (der Endbestand des letzten Tages der Vorwoche).
3. Zählen Sie alles Bargeld, das noch nicht eingezahlt wurde.
4. Erfassen Sie die Stückelungszählungen.
5. Prüfen Sie die Differenz über die ganze Woche.
6. Fügen Sie Notizen für Differenzen hinzu, die Sie über den Zeitraum hinweg festgestellt haben.
7. Speichern und drucken.

Der Wochenabschluss ersetzt nicht die täglichen Abschlüsse innerhalb der Woche — er ist eine zusätzliche Aufrollung.

Einen alten Z-Bericht erneut drucken

Sie können einen gespeicherten Abschluss in dieser Seite erneut öffnen, indem Sie ein früheres Datum wählen. Die Felder zeigen die gespeicherten Werte (bei vergangenen Abschlüssen schreibgeschützt); die Schaltfläche Z-Bericht drucken erzeugt dasselbe PDF erneut.

Eine Differenz untersuchen

1. Führen Sie den Abschluss aus und notieren Sie die Differenz.
2. Öffnen Sie Transaktionen für dasselbe Datum und scannen Sie nach Auffälligem: eine Transaktion mit falscher Zahlart, eine Erstattung, die rückgängig gemacht hätte werden müssen, eine doppelte Worldline-Belastung.
3. Liegt die Ursache auf Transaktionsebene (zum Beispiel eine Kartenzahlung als Bargeld erfasst), korrigieren Sie die Zahlart unter Transaktionen. Die erwartete Summe auf dieser Seite aktualisiert sich.
4. Bei Bedarf die Lade erneut zählen.
5. Speichern Sie den Abschluss mit einer Notiz, die das Geschehene erklärt.

Tipps und Stolperfallen

• Vergangene Abschlüsse sind unveränderlich. Nach dem Speichern kann ein Abschluss nicht mehr bearbeitet werden. Stellen Sie sicher, dass die Zählung stimmt, bevor Sie Speichern drücken.
• Zählfehler summieren sich. Münzen von Hand zu zählen ist die häufigste Differenzquelle. Zählen Sie zweimal, wenn die Differenz nicht null ist, bevor Sie auf Transaktionssuche gehen.
• Der Anfangsbestand zieht sich vorwärts. Korrigieren Sie den Anfangsbestand eines Tages, erben nachfolgende Abschlüsse die Kette — aber nur künftige, nicht bereits gespeicherte. Erfassen Sie Bestandskorrekturen rasch.
• Trinkgeldbehandlung. In bar genommene Trinkgelder liegen nicht in der erwarteten Summe der Kasse, ausser Ihr Tenant ist auf das Erfassen von Bartrinkgeldern eingestellt. Bleiben Sie konsistent; wenn Sie das Trinkgeldglas plötzlich in die Zählung aufnehmen, stimmt die Differenz nicht.
• Pendente Worldline-Belastungen brechen die Differenz. Steckt eine Kartenzahlung in Pendent, kann die erwartete Summe nicht mit dem übereinstimmen, was die Bank tatsächlich abgerechnet hat. Klären Sie pendente Belastungen vor dem Abschluss.
• Schweizer Compliance. Der Z-Bericht und das zugrunde liegende Transaktionsjournal sind die Aufzeichnungen, die die Schweizer Steuerbehörde in einer MWST- oder Buchhaltungsprüfung erwartet. Behalten Sie Ihre gedruckten Z-Berichte und folgen Sie der Schweizer Compliance-Vorgabe für die für Sie geltende Aufbewahrungsfrist — Ihre Buchhaltung oder Treuhand sagt Ihnen genau wie lange.
• Keinen Tag auslassen. Auch wenn Sie kein Bargeld eingenommen haben — die Kasse jeden Geschäftstag abzuschliessen ist die sauberste Aufzeichnung. Ein Tagesabschluss mit Differenz null und ohne Transaktionen ist trotzdem ein gültiger Abschluss.
• Der Wochenabschluss ist eine Prüfung, kein Ersatz. Verwenden Sie ihn als Plausibilitätsprüfung und einmal-pro-Woche-Abstimmung der Einzahlungen, nicht als Ersatz für die Tagesabschlüsse.

Verwandte Seiten

• Kasse — die Kasse, die die hier abgeglichenen Transaktionen erzeugt.
• Transaktionen — das Transaktionsjournal, das die Erwartete Summe speist.
• Produkte — auf Produkten gesetzte MWST-Sätze fliessen in den Abschluss.
• Berichte — das Kassenbuch und die MWST-Aufschlüsselung über längere Zeiträume.
• Gutscheine — Gutscheinverkäufe und -einlösungen wirken auf die erwarteten Summen wie Bar- und Kartenverkäufe.