Gästeregistrierung

Jeder Campingplatzbetreiber in der Schweiz ist verpflichtet, übernachtende Gäste zu erfassen und die Daten den Behörden auf Verlangen vorzulegen. Die rechtliche Grundlage ist das kantonale Polizeigesetz (Meldepflicht), bei ausländischen Gästen zusätzlich Artikel 16 des Ausländergesetzes (AuG). CampOne führt diese Erfassung digital — über das Gästeportal, die Empfangs-App oder eine Kombination aus beidem.

Pflichtfelder

Pro Gast erfassen Sie mindestens:

• Vorname und Nachname
• Geburtsdatum (für Kurtaxe und Altersgruppen relevant)
• Geschlecht (für die HESTA-Statistik in einigen Kantonen erforderlich)
• Heimatadresse (Strasse, PLZ, Ort, Land)
• Aufenthaltsgrund (Tourismus, Geschäft, anderes)

Für ausländische Gäste zusätzlich:

• Staatsangehörigkeit
• Ausweisart (Pass, ID, Aufenthaltsbewilligung)
• Ausweisnummer

In manchen Kantonen wird darüber hinaus die Reiseroute (Vor- und Folgeort) verlangt. CampOne blendet die entsprechenden Felder anhand des hinterlegten Kantons automatisch ein.

Erfassung über das Gästeportal

Nach der Buchung erhält der Gast einen personalisierten Link zum Gästeportal. Dort kann er:

• Daten für sich und seine Mitreisenden ausfüllen
• ein Foto seines Ausweises hochladen (per Smartphone-Kamera, optional)
• die Aufenthaltsdaten bestätigen

Das Portal ist mehrsprachig (DE, FR, IT, EN) und auf Mobilgeräte optimiert. Die Eingaben landen sofort in CampOne. Beim Check-in vor Ort sind die Daten bereits vollständig — der Empfang muss nur noch verifizieren und freigeben.

Erfassung am Empfang

Wenn ein Gast spontan eintrifft oder die Vorab-Erfassung nicht abgeschlossen hat, erfassen Sie die Daten direkt am Empfangs-Tablet. Mit einem ID-Kartenleser oder Pass-Scanner geht das in 5 Sekunden — die maschinenlesbare Zone (MRZ) wird ausgelesen, alle Pflichtfelder sind gefüllt.

Manuelle Erfassung bleibt natürlich möglich; ein Suchfeld findet bekannte Gäste in Sekunden anhand des Namens oder des Geburtsdatums.

Mitreisende

Pro Buchung können Sie eine beliebige Anzahl Mitreisender erfassen. Bei Familien werden Kinder oft nur mit Vorname und Geburtsdatum erfasst, was für die meisten Kantone reicht. Volljährige Mitreisende benötigen die vollen Daten — auch wenn sie nicht selbst gebucht haben.

Eine Funktion „Familie kopieren” überträgt die Heimatadresse und das Heimatland von der Hauptperson auf alle Mitreisenden, die die gleiche Adresse haben. Das spart Tipparbeit.

Datenschutz

Die Daten werden auf Schweizer Servern gespeichert (Swiss Hosted) und sind ausschliesslich für autorisierte Personen Ihres Platzes sichtbar. Bei einer behördlichen Anfrage exportieren Sie die relevanten Daten als PDF mit Audit-Stempel.

Aufbewahrungsfristen:

• Standard: 10 Jahre (kantonale Vorschriften)
• Ausweisscans: 12 Monate, danach automatische Löschung
• Kontaktdaten für Marketing: nur mit ausdrücklicher Einwilligung

Details siehe nDSG.

Abgleich mit HESTA

Die erfassten Gästedaten werden direkt in die HESTA-Meldung übernommen. Konkret werden für die Statistik gezählt:

• Anzahl Übernachtungen pro Herkunftsland
• Anzahl Ankünfte pro Land
• Aufschlüsselung nach Erwachsenen / Kindern (in einigen Kantonen)

Sie pflegen die Daten also einmal; HESTA-Meldung, Kurtaxe-Abrechnung und Audit-Trail nutzen denselben Datensatz.

Freigabe und Korrektur

Vor der Freigabe einer Buchung am Check-in zeigt CampOne eine Übersicht aller erfassten Personen. Korrekturen sind in diesem Schritt einfach möglich. Nach Check-in werden die Daten schreibgeschützt — Änderungen sind weiterhin möglich, hinterlassen aber einen Eintrag im Audit-Trail.

Tipps

• Vorab-Erfassung aktiv kommunizieren. Eine kurze Zeile in der Bestätigungsmail („Ihren Check-in können Sie hier bequem vorbereiten …”) erhöht die Quote vorabaufgeloster Buchungen auf über 70 %.
• ID-Scanner anschaffen. Ein USB-Pass-Scanner kostet einmalig ca. 200 CHF und beschleunigt jeden manuellen Check-in.
• Standardvorgaben pflegen. Wenn Sie hauptsächlich Schweizer Gäste haben, hinterlegen Sie „CH” als Standardland — das spart bei jedem Eintrag einen Klick.