Überblick Gästeportal
Das Gästeportal ist der digitale Touchpoint für Ihre Gäste. Nach der Buchung erhalten sie einen personalisierten Link, über den sie Check-in-Daten ausfüllen, die Rechnung einsehen, TWINT-Zahlungen auslösen und Dokumente wie den Einzahlungsschein oder die HESTA-Bestätigung herunterladen können.
Das Portal reduziert den Aufwand am Empfang erheblich: Ausweisdaten, Fahrzeugnummer und Kurtaxe-Angaben sind bereits erfasst, wenn der Gast eintrifft. Das integrierte Treueprogramm erkennt wiederkehrende Gäste automatisch und vergibt Rabatte oder Vorzugsplätze ohne manuelle Pflege. Das Portal ist vollständig mehrsprachig (Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch).
Alle Inhalte lassen sich mit Ihrem Logo und Ihren Farben branden.
Was Sie hier finden
Abschnitt betitelt „Was Sie hier finden“| Seite | Inhalt |
|---|---|
| Check-in & Check-out | Vorab-Erfassung, QR-Code-Einlass, Express-Check-out, Spätankunft |
| Treueprogramm | Stammgast-Erkennung, Rabattstufen, Reaktivierungs-Mails, Reporting |
| Mehrsprachig | Sprachen, Erkennung, eigene Texte, Übersetzungsmanagement |
Wer nutzt was
Abschnitt betitelt „Wer nutzt was“- Gäste sind die direkte Zielgruppe
- Empfangsteam profitiert von vorerfassten Daten und kürzeren Check-in-Zeiten
- Marketing pflegt Texte, Bilder und Loyalty-Kommunikation
- Buchhaltung sieht Portal-Zahlungen direkt im Kalender
Touchpoints
Abschnitt betitelt „Touchpoints“Das Gästeportal begleitet den Gast während des gesamten Aufenthalts:
| Phase | Was im Portal passiert |
|---|---|
| Nach Buchung | Bestätigung, Anreisehinweise, Vorab-Check-in |
| Vor Anreise | Erinnerungen, Anfahrt, Wettervorschau (optional) |
| Anreise | QR-Code für Schranke und Empfang |
| Aufenthalt | Lageplan, laufende Rechnung, Restaurant-Vorbestellungen, Beanstandungen |
| Vor Abreise | Schlussrechnung-Vorschau, TWINT-Vorab-Zahlung |
| Abreise | Express-Check-out, Quittung, Bewertung |
| Nach Abreise | Newsletter, Saisonvorschau, Treuestatus |
Erreichbarkeit
Abschnitt betitelt „Erreichbarkeit“Das Portal ist über zwei Wege zugänglich:
- Personalisierter Link in der Bestätigungs-E-Mail (kein Passwort nötig)
- Eigenes Login mit E-Mail + Passwort (für Stammgäste mit Buchungshistorie)
Nach 24 Monaten Inaktivität wird das Login deaktiviert (siehe nDSG) — das Portal ist dann nur noch über den Buchungs-Link erreichbar.
Voraussetzungen
Abschnitt betitelt „Voraussetzungen“- Branding (Logo, Farben, Texte) ist im Setup hinterlegt
- Sprachen sind aktiv geschaltet
- mindestens eine Zahlungsart für Portal-Zahlungen (in der Regel TWINT)
Optional, aber stark empfohlen:
- ID-Scanner am Empfang (für die Personen, die ohne Vorab-Check-in eintreffen)
- QR-Code-Schrankensystem (für Self-Service-Zutritt)
Datenschutz
Abschnitt betitelt „Datenschutz“Alles, was der Gast im Portal eingibt, wird nDSG-konform gespeichert — Hosting in der Schweiz, verschlüsselt, mit Audit-Trail. Der Gast hat über einen Link in der E-Mail-Fusszeile jederzeit Zugriff auf seine Daten und kann Auskunft, Berichtigung oder Löschung verlangen.
Inhalte, die der Gast hochlädt (z. B. Ausweisscans), werden nach 12 Monaten automatisch gelöscht; alle anderen Daten folgen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Branding
Abschnitt betitelt „Branding“Das Portal übernimmt aus Ihrem Branding:
- Logo (Header)
- Primärfarbe (Buttons, Links)
- Akzentfarbe (Hervorhebungen)
- Hintergrund-/Header-Bilder (optional)
- Schriftart (optional eigene Webfont)
Mehr braucht es nicht — das Portal soll Teil Ihrer Marke wirken, ohne dass Sie pixeln müssen.