Rechnungen

Die Seite Rechnungen ist die zentrale Liste jeder von Ihrem Campingplatz ausgestellten Rechnung — Rechnungen aus der Endabrechnung einer Buchung, Rechnungen aus der Kasse und eigenständige Kundenrechnungen. Von hier filtern Sie nach Status, laden ein PDF mit dem angehängten Schweizer QR-Einzahlungsschein herunter, senden die Rechnung per E-Mail und ändern den Status, sobald sie bezahlt oder storniert wird. Die Liste ist für Mitarbeitende schreibgeschützt; nur Tenant-Admins können Status ändern, E-Mails senden oder eine Mahnung auslösen.

So finden Sie sie

Öffnen Sie in der Seitenleiste den Bereich Finanzen. Rechnungen ist der erste Eintrag. Der Direktpfad ist /rechnungen. Der Eintrag erscheint nur, wenn Ihr Tenant den Funktionsschalter invoices aktiviert hat; wenn Sie ihn nicht sehen, bitten Sie Ihren Tenant-Admin, ihn in den Einstellungen zu aktivieren.

Was auf der Seite ist

Seitentitel — Rechnungen.
Status-Tabs oben auf der Seite. Jeder Tab wirkt als Filter und steuert die Liste darunter:
- Alle — jede Rechnung, unabhängig vom Status. Standard-Tab beim Aufruf der Seite.
- Offen — Rechnungen, die unbezahlt oder nur teilweise bezahlt sind.
- Erledigt — als bezahlt markierte Rechnungen.
- Storniert — stornierte Rechnungen. Sie bleiben sichtbar (ausgegraut), damit der Audit-Pfad erhalten bleibt.
- Abholung — Rechnungen, die an der Rezeption auf die Abholung durch den Gast warten, sofern dieser Ablauf bei Ihnen Anwendung findet.
Übersichtskärtchen — eine Karte pro Tab mit Anzahl Rechnungen in diesem Status und laufender Summe in CHF. Stornierte Rechnungen sind aus den Summen des Kärtchens Alle ausgenommen.
Rechnungslisten-Tabelle mit einer Zeile pro Rechnung:
- Rechnungsnummer — fett, Schreibmaschinenschrift. Nummern können einen tenant-spezifischen Präfix wie INV-2024-00001 tragen.
- Verknüpfter Link — verweist auf den Ursprung der Rechnung. Je nach Herkunft ist das die Buchungsreferenz, die Kassen-Transaktions-ID oder der Kundenname.
- Datum — das Ausstellungsdatum.
- Gesamtbetrag in CHF.
- Status-Plakette — farbig (offen, erledigt, storniert, Abholung).
- Aktionsschaltflächen am Zeilenende:
  - PDF herunterladen — lädt das Rechnungs-PDF herunter, einschliesslich Schweizer QR-Einzahlungsschein bei offenen Rechnungen.
  - Per E-Mail senden — sendet das PDF an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Gastes.
  - Status-Auswahl — Status der Rechnung ändern (zum Beispiel von Offen auf Erledigt, sobald die Banküberweisung gutgeschrieben wurde).
  - Drucken — öffnet den Druckdialog des Browsers mit vorab geladenem PDF.
Seitenwechsel — die Liste paginiert in 50 Zeilen pro Seite; verwenden Sie die Steuerung unter der Tabelle.

Ein Klick auf den verknüpften Link einer Zeile springt zur Quellbuchung, der Kassen-Transaktion oder dem Gastprofil — wo immer diese Rechnung erzeugt wurde.

Häufige Arbeitsabläufe

Eine offene Rechnung finden und die Zahlung anmahnen

Öffnen Sie Finanzen → Rechnungen.
Klicken Sie auf den Tab Offen. Die Liste zeigt nur unbezahlte oder teilweise bezahlte Rechnungen.
Verwenden Sie die seitenweite Suche, wenn Sie Rechnungsnummer oder Gastnamen kennen.
Um eine freundliche Erinnerung zu senden, verwenden Sie die Seite Berichte oder das Gastprofil — die Aktion Mahnung senden liegt auf dem Gastdetail und im Bereich Rechnungs-Alterung des Dashboards, nicht in dieser Liste.
Um stattdessen die Originalrechnung samt QR-Einzahlungsschein erneut zu senden, klicken Sie in der Zeile auf Per E-Mail senden. Ein grüner Toast bestätigt, dass die Nachricht in die Warteschlange ging; ein roter Toast erscheint, falls für den Gast keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Eine Rechnung als bezahlt markieren

Suchen Sie im Tab Offen die soeben bezahlte Rechnung.
Klicken Sie in der Zeile auf die Status-Auswahl und wählen Sie Erledigt.
Die Status-Plakette aktualisiert sich sofort (optimistisches Update); die Rechnung erscheint nun auch im Tab Erledigt und wird aus der Summe des Kärtchens Offen entfernt.
Lehnt der Server die Änderung ab (etwa weil der Statusübergang nicht erlaubt ist), erscheint ein roter Toast, und die Plakette springt zurück.

Eine Rechnung per E-Mail senden

Lokalisieren Sie die Rechnung in der Liste. Verwenden Sie den Tab Alle, wenn Sie den aktuellen Status nicht kennen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Per E-Mail senden. CampOne hängt das aktuelle PDF an — einschliesslich QR-Einzahlungsschein, falls noch offen — und sendet es an die E-Mail des Gastes.
Ein grüner Toast bestätigt den Erfolg. Hat das Gastprofil keine E-Mail-Adresse, schlägt der Versand mit einem roten Toast fehl; öffnen Sie das Profil, ergänzen Sie eine E-Mail und wiederholen Sie den Versand.

Eine Schweizer QR-Rechnung herunterladen oder erneut drucken

Klicken Sie in einer Zeile einer offenen Rechnung auf PDF herunterladen oder Drucken.
Die heruntergeladene Datei enthält die Rechnung selbst sowie den Schweizer QR-Einzahlungsschein auf der letzten Seite. Der QR-Code trägt Ihre IBAN oder QR-IBAN, die strukturierte Gläubigerreferenz, den Betrag und die Adresse des Gastes — alles, was eine Schweizer Banking-App braucht, um die Rechnung mit einem Scan zu begleichen.
Reichen Sie das gedruckte Blatt beim Auschecken oder hängen Sie das PDF an eine manuelle E-Mail.

Eine Rechnung stornieren (Storno)

Suchen Sie die Rechnung in der Liste und vergewissern Sie sich, dass es die richtige ist — eine Stornierung ist audit-relevant.
Verwenden Sie die Status-Auswahl, um die Rechnung auf Storniert zu setzen.
Die Zeile wird ausgegraut und wechselt unter den Tab Storniert. Sie wird nicht gelöscht; die Rechnungsnummer bleibt reserviert, damit die Nummerierung lückenlos bleibt.

Eine Gutschrift ausstellen

Eine Gutschrift wird aus der ursprünglichen Buchung oder Kassen-Transaktion erstellt, nicht aus dieser Liste. Vorgehen:

Klicken Sie in der Zeile auf den verknüpften Link, um die Buchung oder Transaktion zu öffnen.
Lösen Sie aus dem Buchungsdetail oder der Endabrechnung die Gutschrifts-Aktion aus. Die neue Gutschrift erscheint dann hier als eigene Zeile mit negativer Summe.

Die Liste Rechnungen erstellt selbst keine neuen Rechnungen — sie verwaltet bereits bestehende.

Tipps und Stolperfallen

Rechnungsnummern sind nach Schweizer Buchhaltungspraxis lückenlos und fortlaufend. Stornierte Rechnungen behalten ihre Nummer und bleiben als ausgegraute Zeile in der Liste; das ist Absicht und für den Audit-Pfad erforderlich.
Die Status-Auswahl kann Übergänge verweigern. Eine bezahlte Rechnung kann zum Beispiel meist nicht ohne Gutschrift zurück auf Offen gesetzt werden. Wird ein Übergang blockiert, erklärt ein roter Toast den Grund.
E-Mail-Versand schlägt still fehl, wenn der Gast keine E-Mail hat. Prüfen Sie das Gastprofil, wenn Sie keinen grünen Bestätigungstoast sehen.
Das PDF wird serverseitig erzeugt — mit Logo, Adresse und MWST-Nummer Ihres Tenants. Sieht das Layout falsch aus, liegt die Korrektur in Einstellungen → Branding und im Tenant-Profil, nicht hier.
Schweizer QR-Rechnung im Detail — der QR-Bereich des PDF enthält Ihre IBAN oder QR-IBAN, die strukturierte Gläubigerreferenz (SCOR oder QRR), den Betrag und die Anschrift des Schuldners. CampOne befüllt diese aus den Tenant-Einstellungen; prüfen Sie sie einmal im Onboarding und immer dann, wenn Ihr Bankkonto wechselt. Hintergründe zu QR-Rechnungs-Feldern und Referenzcodes finden Sie unter Schweizer QR-Rechnung.
MWST-Sätze auf jeder Position stammen aus dem Produktkatalog und der Buchungs-Konfiguration. Die Seite Rechnungen lässt MWST nicht direkt bearbeiten — korrigieren Sie die Position auf der Quellbuchung oder am Kassenprodukt und stellen Sie neu aus.
Stornierte Rechnungen sind aus dem Total-Kärtchen Alle ausgenommen. Sie sind weiterhin Teil von Berichten und Buchhaltungs-Export unter Berichte.
Mitarbeitende sind hier schreibgeschützt. Sind Sie als Mitarbeitende oder Mitarbeitender angemeldet, sind die Aktionen Per E-Mail senden, Status und Gutschrift verborgen — bitten Sie einen Tenant-Admin.
Die Liste aktualisiert sich automatisch etwa alle dreissig Sekunden und nach jeder Statusänderung. Wenn ein Banking-Import in einem anderen Tab läuft, wechseln Sie zurück, um frisch ausgeglichene Rechnungen auf Erledigt springen zu sehen.