Check-in & Check-out

Der digitale Check-in über das Gästeportal entlastet Ihren Empfang spürbar: statt am Anreisetag zehn Minuten pro Familie an der Theke zu verbringen, erfasst der Gast seine Daten zuhause oder unterwegs vorab. Der Check-in vor Ort wird zur reinen Verifikation und Schlüsselübergabe.

Vorab-Erfassung

Nach der Buchung erhält der Gast eine Bestätigungs-E-Mail mit einem personalisierten Link zum Gästeportal. Mit einem Klick öffnet sich das Portal in seiner Browsersprache. Erfasst werden:

• Persönliche Daten für jede Person der Buchung (Vorname, Name, Geburtsdatum, Heimatadresse)
• Ausweisdaten für ausländische Gäste (Pass-/ID-Nummer, Staatsangehörigkeit)
• Fahrzeugkennzeichen (für die Schranke und ggf. Zutrittssystem)
• Voraussichtliche Ankunftszeit (zur Empfangsplanung)
• Sonderwünsche (Kinderbett, Hund, Allergien)

Optional kann der Gast ein Foto seines Ausweises hochladen — das beschleunigt die Verifikation und ist datenschutzkonform abgesichert (siehe nDSG).

Erinnerungen

CampOne verschickt automatisch eine Erinnerung 7 Tage und 24 Stunden vor Anreise, falls die Vorab-Erfassung noch nicht abgeschlossen ist. In der Erinnerung steht der direkte Link zum Portal — Login-Daten muss der Gast nicht merken.

Wann die Erinnerungen verschickt werden, passen Sie unter Einstellungen → Gästeportal → E-Mail-Sequenz an. Sie können einzelne Mails deaktivieren oder den Text individuell anpassen.

QR-Code-Einlass

Hat der Gast die Vorab-Erfassung abgeschlossen, erscheint im Portal ein persönlicher QR-Code. Dieser dient zwei Zwecken:

1. Express-Check-in am Empfang: der Empfangs-Tablet scannt den QR-Code, sieht alle Daten und kann nach kurzer Verifikation den Schlüssel aushändigen.
2. Direkter Schrankenzutritt (optional, mit kompatiblem Schrankensystem): der Gast scannt den QR-Code direkt an der Einfahrt — ein Mitarbeiter ist nicht zwingend nötig, was auch nachts oder am Wochenende hilft.

Der QR-Code ist gültig vom Anreise- bis zum Abreisetag und für jede Person der Buchung verfügbar — Familien mit zwei Autos haben so für jedes Auto einen eigenen Code.

Check-in am Empfang

Erscheint ein Gast ohne Vorab-Erfassung, leiten Sie ihn am Tablet durch denselben Prozess. Mit einem ID-Kartenleser dauert die Erfassung pro Person ca. 30 Sekunden. Nach Abschluss erhält der Gast den QR-Code per E-Mail oder gedruckt.

Während des Check-ins zeigt das Tablet dem Empfangsmitarbeiter:

• den Stellplatz mit Lageplan-Snippet
• gewählte Zusatzleistungen
• offenen Restbetrag (Anzahlung, Restzahlung)
• Sonderwünsche
• Status der Ausweisdaten (vollständig, lückenhaft, fehlt)

So erkennt das Team auf einen Blick, was noch zu tun ist.

Check-out-Ablauf

Am Abreisetag schaltet das Gästeportal in den Check-out-Modus:

1. Übersicht der Schlussrechnung: Stellplatz, Zusatzleistungen, Kurtaxe, Stromverbrauch (sofern Zähler), allfällige Restaurantbestellungen
2. Freigabe durch den Gast (Bestätigung, dass die Verbräuche korrekt sind)
3. Zahlung (TWINT, Kreditkarte, Banküberweisung) — falls noch offen
4. Quittung als PDF (per E-Mail oder herunterladbar)
5. Schlüsselrückgabe und Stellplatzfreigabe

Falls Sie ein Zugangssystem mit QR-Code haben, wird der Code beim Check-out deaktiviert — das verhindert ein versehentliches Wiederbetreten nach dem Auschecken.

Express-Check-out

Für Stammgäste und einfache Buchungen bieten Sie einen Express-Check-out an: der Gast bestätigt die Rechnung im Portal, zahlt per TWINT, lädt die Quittung herunter und fährt vom Platz, ohne nochmals zur Rezeption zu müssen. Das spart in der Hochsaison erhebliche Wartezeiten am Schalter.

Spätankunft und Frühabreise

Erwartet ein Gast, ausserhalb der Rezeptionszeiten anzukommen, vermerkt er das im Portal. Sie sehen die Information im Kalender und können einen Schlüsseltresor oder eine andere Lösung vorbereiten. Das gleiche gilt für sehr frühe Abreisen.

Tipps

• Vorab-Quote messen. Im Reporting sehen Sie pro Periode die Quote vorabaufgelöster Buchungen. Ziel: > 70 %.
• Klare Anreisezeiten kommunizieren. Eine Spalte „Frühestens / Spätestens” in der Bestätigungsmail vermeidet die meisten Wartezeiten.
• QR-Code-Schranke testen. Wenn Sie ein Schrankensystem nutzen, testen Sie regelmässig (am besten wöchentlich) mit einem Test-Code, dass die Anbindung läuft.