Mise en service

La mise en service est le moment où CampOne devient votre système de production. Nous fixons la date avec vous — typiquement hors saison, souvent en février ou mars pour la saison estivale, ou en octobre pour l’hiver. Une mise en service bien préparée est presque ennuyeuse : les données sont là, l’équipe est formée, la hotline est joignable.

Préparation

Une semaine avant la mise en service, les éléments suivants sont prêts :

• date et heure du basculement sont fixées
• collaborateurs informés et ayant suivi une première formation
• widget en ligne actif sur un sous-domaine de test
• réservations existantes vérifiées dans le sandbox
• sauvegarde de l’ancien système disponible
• interlocuteurs en cas d’urgence désignés des deux côtés

48 heures avant la mise en service, CampOne vous envoie une liste pré-vol avec tous les points qui doivent être au vert pour le démarrage.

Le jour J

1. Basculement

Le basculement se déroule en règle générale en soirée (par ex. 22 h). Séquence :

Étape	Responsable	Durée
Geler l’ancien système (plus d’écriture)	Vous	5 min
Export delta des dernières réservations	Vous	15 min
Import définitif dans CampOne	CampOne	30–60 min
Vérification d’échantillons	Conjoint	30 min
Bascule du widget en production	CampOne	5 min
E-mail de mise à disposition à votre équipe	Vous	5 min

Durée totale typique : 2 à 3 heures. Pour des volumes importants ou des configurations complexes, nous prévoyons une fenêtre de maintenance plus longue.

2. Formation

La formation a lieu soit le jour du basculement (matin), soit le lendemain, selon la préférence de votre équipe. Nous proposons une session par rôle :

Rôle	Contenu	Durée
Réception	Calendrier, créer une réservation, check-in/-out, TWINT, recherche	90 min
Comptabilité	Factures, encaissements, relances, rapport TVA	60 min
Responsable	Rapports, modification des tarifs, comparaison de saisons	60 min
Propriétaire	Piste d’audit, conformité, stratégie	45 min

Sur place, en visioconférence ou en hybride — à votre choix. Les enregistrements sont mis à disposition par la suite afin que les nouveaux collaborateurs puissent rattraper plus tard.

3. Activation du widget en ligne

Le widget passe en production avec une brève phase de transition :

1. Le code d’intégration sur votre site est remplacé — ancienne solution sortie, widget CampOne entré.
2. Première réservation test par un membre de l’équipe (typiquement la comptabilité réserve une famille fictive).
3. Vérification de bout en bout : e-mail de confirmation, lien portail, paiement TWINT, comptage HESTA.
4. E-mail de validation à votre équipe d’accueil — à partir de cet instant, tout est en production.

L’ancien système de réservation reste accessible en lecture seule pendant environ 7 jours — au cas où quelqu’un cherche une ancienne confirmation.

Hotline et accompagnement

Pendant les 14 premiers jours, vous disposez d’une ligne directe vers notre support :

• En semaine 8 h–20 h : réponse en moins de 30 minutes
• Week-ends et jours fériés (pertinents pour le camping) : réponse en moins de 2 heures
• Voie d’escalade pour les problèmes critiques (paiements bloqués, échec HESTA)

Le numéro de hotline est remis lors de la mise en service. Enregistrez-le directement dans les tablettes de réception — plus rapide qu’une recherche d’e-mail.

Vérifications quotidiennes

Pendant les 7 premiers jours, nous vérifions ensemble chaque jour (visio de 15 minutes) :

• Nouvelles réservations — saisies correctement ?
• Encaissements — rapprochés correctement ?
• Premières valeurs HESTA quotidiennes — cohérentes avec votre attente ?
• Anomalies dans la piste d’audit — actions inhabituelles ?

Les vérifications quotidiennes sont la mesure la plus efficace contre les mauvaises manipulations silencieuses la première semaine.

Bilans 30, 60, 90 jours

Après 30, 60 et 90 jours, nous tenons une revue structurée (60 minutes) :

Revue	Focalisation
30 jours	Utilisation au quotidien — qu’est-ce qui marche, qu’est-ce qui coince ?
60 jours	Premiers rapports — les chiffres sont-ils plausibles ?
90 jours	Ajustements stratégiques — tarifs, modules complémentaires, flux

À l’issue de la revue 90 jours, vous passez sur le support standard — tickets au lieu de hotline, avec un SLA clair.

Quand quelque chose ne va pas

Malgré toute la préparation, des surprises arrivent. Sujets fréquents et nos réponses :

Problème	Réaction
Le widget en ligne affiche une mauvaise disponibilité	Désactivation d’urgence immédiate possible, correction sous 1 heure
Le paiement TWINT échoue	Tickets directs vers notre partenaire paiements, saisie manuelle en parallèle
Tarif erroné sur la confirmation	Correction manuelle, e-mail correctif, mise à jour de la configuration
HESTA signale une erreur	Correction dans la déclaration quotidienne suivante — pas de pénalité si correction rapide

Important : ne jamais bricoler dans la base de données — même si un collaborateur a eu accès historiquement, cet accès doit être bloqué. Corrections exclusivement via l’interface ou le support.

Ce qui suit la mise en service

• activation du channel manager (si prévue) typiquement en semaine 3–4
• tarification dynamique dès la semaine 6 (une fois le volume de réservations suffisant)
• routines de reporting dès la première clôture mensuelle

Ces extensions sont planifiées en étapes propres — pas tout d’un coup.

Conseils

• Profiter de la fin de saison. Une mise en service en octobre, avant la planification estivale, donne 4 mois pour s’installer avant la pleine charge.
• Garder un plan de repli. Même s’il n’est jamais utilisé : un plan documenté pour travailler 24 heures sans le système numérique rassure l’équipe.
• Reconnaître les efforts. Un petit merci — pizza le jour de la formation, mention dans la newsletter — rend la transition sensiblement plus douce.