Check-in & check-out

Le check-in numérique via le portail client allège sensiblement votre accueil : au lieu de passer dix minutes par famille au comptoir le jour d’arrivée, l’hôte saisit ses données chez lui ou en route. Le check-in sur place se réduit alors à la vérification et à la remise des clés.

Pré-saisie

Après réservation, l’hôte reçoit un e-mail de confirmation avec un lien personnel vers le portail. Un clic ouvre le portail dans la langue de son navigateur. On y saisit :

• Données personnelles pour chaque personne de la réservation (prénom, nom, date de naissance, adresse)
• Données de pièce pour les hôtes étrangers (numéro de passeport / ID, nationalité)
• Plaque d’immatriculation (pour la barrière et le contrôle d’accès)
• Heure d’arrivée prévue (pour la planification de l’accueil)
• Demandes spéciales (lit bébé, chien, allergies)

Optionnellement, l’hôte peut téléverser une photo de sa pièce — accélère la vérification, conforme à la protection des données (voir nLPD).

Rappels

CampOne envoie automatiquement un rappel 7 jours et 24 heures avant l’arrivée si la pré-saisie n’est pas terminée. Le rappel contient le lien direct vers le portail — l’hôte n’a pas à mémoriser un identifiant.

Le moment des rappels se règle sous Paramètres → Portail → Séquence e-mail. Les e-mails individuels peuvent être désactivés ou réécrits.

Accès QR code

Une fois la pré-saisie terminée, le portail affiche un QR code personnel. Il sert à deux choses :

1. Check-in express à l’accueil : la tablette scanne le QR, toutes les données apparaissent et après vérification, les clés sont remises.
2. Accès direct à la barrière (optionnel, avec un système compatible) : l’hôte scanne le QR à l’entrée — le personnel n’est pas strictement requis, utile la nuit ou le week-end.

Le QR code est valide de l’arrivée au départ et est disponible pour chaque personne de la réservation — les familles avec deux voitures ont un code par voiture.

Check-in à l’accueil

Si un hôte arrive sans pré-check-in, vous le guidez sur la tablette. Avec un lecteur de pièce d’identité, la saisie prend environ 30 secondes par personne. À la fin, l’hôte reçoit le QR code par e-mail ou imprimé.

Pendant le check-in, la tablette affiche au collaborateur :

• l’emplacement avec un extrait du plan
• les prestations supplémentaires choisies
• le solde dû (acompte, solde)
• les demandes spéciales
• l’état des données de pièce (complet, partiel, manquant)

L’équipe sait en un coup d’œil ce qu’il reste à faire.

Déroulement du check-out

Le jour du départ, le portail bascule en mode check-out :

1. Aperçu de la facture finale : emplacement, prestations, taxe de séjour, électricité (si compteur), commandes restaurant éventuelles
2. Validation par l’hôte (confirmation que les consommations sont correctes)
3. Paiement (TWINT, carte de crédit, virement) — si solde restant
4. Quittance PDF (par e-mail ou téléchargement)
5. Restitution des clés et libération de l’emplacement

Si vous utilisez un système d’accès QR, le code est désactivé au check-out — empêche un retour involontaire après le départ.

Express check-out

Pour les fidèles et réservations simples, proposez l’express check-out : l’hôte valide la facture dans le portail, paie en TWINT, télécharge la quittance et part sans repasser à la réception. Beaucoup d’attente évitée en haute saison.

Arrivée tardive et départ matinal

Si un hôte prévoit d’arriver hors des heures d’accueil, il le signale dans le portail. Vous voyez l’information dans le calendrier et préparez un coffre à clés ou autre solution. Idem pour les départs très matinaux.

Conseils

• Suivre le taux de pré-saisie. Le reporting affiche par période la part des réservations pré-complétées. Cible : > 70 %.
• Communiquer des heures d’arrivée claires. Une ligne « au plus tôt / au plus tard » dans l’e-mail de confirmation évite la plupart des files d’attente.
• Tester la barrière à QR code. Si vous avez un système de barrière, testez chaque semaine avec un code de test que l’intégration tient.