Enregistrement des hôtes

Tout exploitant de camping en Suisse est légalement tenu d’enregistrer les hôtes en nuitée et de mettre les données à disposition des autorités sur demande. La base légale est la loi cantonale de police (obligation d’annonce) ; pour les hôtes étrangers s’ajoute l’art. 16 LEI. CampOne mène cet enregistrement de manière numérique — via le portail client, l’application d’accueil, ou les deux.

Champs obligatoires

Pour chaque hôte, vous saisissez au minimum :

• Prénom et nom
• Date de naissance (utile pour la taxe de séjour et les tranches d’âge)
• Sexe (requis dans certains cantons pour HESTA)
• Adresse de domicile (rue, NPA, localité, pays)
• Motif du séjour (tourisme, affaires, autre)

Pour les hôtes étrangers, en plus :

• Nationalité
• Type de pièce (passeport, ID, permis de séjour)
• Numéro de pièce

Certains cantons exigent en outre l’itinéraire (étape précédente et suivante). CampOne affiche les champs pertinents selon le canton configuré.

Saisie via le portail client

Après réservation, l’hôte reçoit un lien personnel vers le portail. Il y peut :

• saisir les données pour lui et ses accompagnants
• téléverser une photo de sa pièce d’identité (caméra de smartphone, optionnel)
• confirmer les détails du séjour

Le portail est multilingue (DE, FR, IT, EN) et optimisé mobile. Les saisies arrivent immédiatement dans CampOne. À l’arrivée de l’hôte, les données sont déjà complètes — l’accueil n’a plus qu’à vérifier et valider.

Saisie à l’accueil

Si un hôte arrive sans pré-check-in, vous saisissez les données directement sur la tablette d’accueil. Avec un lecteur de pièce d’identité ou un scanner de passeport, la saisie prend 5 secondes — la zone lisible par machine (MRZ) est lue, tous les champs obligatoires sont remplis.

La saisie manuelle reste possible ; un champ de recherche retrouve les hôtes connus en quelques secondes par nom ou date de naissance.

Accompagnants

Vous pouvez enregistrer un nombre quelconque d’accompagnants par réservation. Pour les familles, les enfants sont souvent saisis avec prénom et date de naissance, ce qui suffit dans la plupart des cantons. Les accompagnants majeurs nécessitent les données complètes — même s’ils n’ont pas eux-mêmes réservé.

Une fonction « Copier la famille » reporte l’adresse de domicile et le pays du contact principal sur tous les accompagnants partageant la même adresse. De la frappe gagnée.

Protection des données

Les données sont stockées sur des serveurs suisses (Swiss Hosted) et accessibles uniquement aux personnes autorisées de votre tenant. En cas de demande des autorités, vous exportez les données concernées en PDF avec tampon d’audit.

Durées de conservation :

• Standard : 10 ans (règles cantonales)
• Scans de pièces : 12 mois, puis suppression automatique
• Données de contact à fin marketing : uniquement avec consentement explicite

Détails dans la page nLPD.

Lien avec HESTA

Les données enregistrées alimentent directement la déclaration HESTA. Elle compte :

• nuitées par pays d’origine
• arrivées par pays
• répartition adultes / enfants (dans certains cantons)

Vous saisissez les données une seule fois ; déclaration HESTA, décompte taxe de séjour et piste d’audit utilisent le même jeu.

Validation et correction

Avant de valider une réservation au check-in, CampOne affiche un récapitulatif de toutes les personnes enregistrées. Les corrections sont aisées à ce stade. Après check-in, les données sont en lecture seule — des modifications restent possibles, mais laissent une trace dans la piste d’audit.

Conseils

• Communiquer activement la pré-saisie. Une ligne courte dans l’e-mail de confirmation (« Préparez votre check-in ici en quelques minutes … ») fait monter le taux de pré-saisie au-dessus de 70 %.
• Acquérir un scanner d’identité. Un scanner USB coûte une fois environ 200 CHF et accélère chaque check-in manuel.
• Renseigner les valeurs par défaut. Si la majorité de vos hôtes sont suisses, mettez « CH » comme pays par défaut — un clic gagné par saisie.